一、 办理因公临时出国手续应准备以下申报材料：
（一）《东北石油大学出国任务审批单》一份。
出国任务、访问各城市必要性要详细说明出访任务、必要性及团组公示情况。团组人数不得超过6人；出访1国不超过5天，2国不超过8天，3国不超过10天，出访南美和非洲在航班衔接不便的情况下，1国不超过6天，两国不超过9天，离、抵境当日计入在外停留天数。出国参加国际会议或从事科学实验、观测、勘探、采集、合作研究等科研活动团组的人数和在外停留时间，可根据任务实际需要和人员身份从严掌握。费用来源分五种：：1、自理 2、全部邀请方负担3、部分邀请方负担4、项目支出 5、其他（按邀请函中费用说明的实际填写）
（二）邀请函及出访日程（原件、复印件及准确译文各一份）。
邀请函原件要正规。邀请单位要业务对口，级别对等，严禁通过中介机构联系或出具邀请函，邀请函内容包括：1、具体的访问目的；2、出访时间及天数；3、被邀请人姓名、地址、职务；4、出访费用情况；5、具体出访日程；6、邀请单位、地址、电话、邀请人姓名、职务、签字、单位公章等。译文要按照邀请函原件格式完整、准确翻译，须打字。邀请函的邀请时间应与计划实际报批时间一致，办理签证天数须与批准天数一致。
（三）《因公临时出国人员备案表》打印件一份。
由厅级及以下人员填报。在备案表下方由校党委书记亲笔签名、签署日期，并盖党委章。备案表背面空白处贴照片（办理新护照需贴本次护照照片）、身份证复印件，并盖校公章以确认身份证真实性。
（四）费用说明一份
费用说明需提供详细费用说明，明确费用承担单位及具体明细，并加盖单位公章和财务印章。
费用明细包含：住宿费、伙食费、公杂费、个人零用金、国际旅费、城市间交通费、签证费、保险费、会议注册费等内容。
（五）数字照片采集回执1份
如需办理因公护照，到哈尔滨市果戈里大街298号省外办照相，回执需贴身份证复印件正反面。
（六）如持普通护照，提交《东北石油大学持普通护照因公临时出国申请表》。
二、审批程序：
（一）校领导因公临时出国计划须报国际合作处。根据上级规定，校领导因公临时出国计划须报教育厅审批。校党委书记出访执行方案由校长签批，校长出访执行方案由校党委书记签批，副校长出访执行方案由校长签批。
（二）学校处级干部出访需通过组织部审核、国际合作处审批，并经校领导同意，最后报分管外事校领导审批。
（三）学校其他在职教学科研人员持上述材料申报国际合作处审批。
（四）出访单位应在计划出访日期前至少6周报送审批材料，如团组成员含副厅级以上干部，需提前8周报送审批材料。国际合作处每月1日和15日接受出国审批材料，在3-5个工作日内审批完成后，报黑龙江省外事办申办因公护照及签证，确保按时完成出国手续。
